Informativa Privacy RistoControl

Il Titolare del trattamento è Nicola Cirelli, P. IVA 04978200279, C.F. CRLNCL82L05E473Q, sede dell’attività Viale Venezia 17, 30025 Fossalta di Portogruaro (VE), Italia, email: info@cirelli.eu.

La presente informativa si applica ai trattamenti effettuati direttamente dal Titolare in relazione a:

• navigazione e form presenti su ristocontrol.eu;
• richieste di partecipazione alla Beta;
• creazione, gestione e autenticazione degli account su ristocontrol.app / Base44;
• assistenza, comunicazioni di servizio, sicurezza e gestione della fase Beta;
• eventuali comunicazioni marketing effettuate previo consenso;
• gestione dei rapporti con aziende e utenti autorizzati.

Quando un’azienda utilizza RistoControl per inserire dati personali di dipendenti, collaboratori, fornitori, clienti, referenti o altri soggetti per proprie finalità, l’azienda opera normalmente come Titolare del trattamento e RistoControl tratta tali dati per suo conto in qualità di Responsabile. Tali trattamenti sono disciplinati dal DPA ex art. 28 GDPR e non dalla presente informativa in qualità di Titolare.

I dati inseriti nel form di ristocontrol.eu (attualmente nome, cognome, email e, se previsto, telefono) possono essere inviati contemporaneamente:

• a Freedom Builder AI, utilizzato come CRM per organizzare lead, contatti, follow-up e, solo quando consentito, attività di marketing e automazione;
• a Base44, utilizzato per la gestione dell’applicazione e, quando previsto, per predisporre o collegare l’accesso alla Beta.

L’inserimento nel CRM non equivale automaticamente al consenso marketing. Il contatto deve essere contrassegnato e utilizzato per comunicazioni promozionali soltanto quando esiste una base giuridica adeguata.

RistoControl può contenere DDT, fatture, listini, informazioni su fornitori e clienti, prodotti, ricette, costi, food cost, dati di dipendenti e collaboratori, utenti aziendali e altri dati operativi. Tali documenti possono includere dati personali anche se hanno natura prevalentemente aziendale.

Quando questi dati vengono caricati dall’azienda per proprie finalità, l’azienda resta responsabile della liceità del trattamento e RistoControl li tratta secondo le istruzioni dell’azienda e il DPA ex art. 28 GDPR.

Gli account aziendali sono configurati per mantenere separati i dati delle diverse aziende e consentire l’accesso soltanto agli utenti autorizzati dall’amministratore dell’account aziendale, nei limiti delle funzionalità e configurazioni del servizio.

Alcune funzionalità possono utilizzare OCR, automazioni o sistemi di intelligenza artificiale per estrarre, classificare o elaborare dati presenti nei documenti. Quando tali funzioni trattano dati caricati dall’azienda, il trattamento avviene nell’ambito del rapporto Titolare-Responsabile e secondo il DPA.

Quando vengono attivate integrazioni o fornitori ulteriori che comportano nuovi trattamenti rilevanti, la documentazione privacy viene aggiornata prima o contestualmente alla loro attivazione.

Per quanto previsto nella fase Beta, non vengono adottate decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati con effetti giuridici o analogamente significativi sull’interessato ai sensi dell’art. 22 GDPR.

I dati possono essere trattati, nei limiti necessari, da persone autorizzate e da fornitori tecnici, tra cui:

• Base44, servizio operato da Wix.com Ltd., per infrastruttura applicativa, account, hosting e funzionalità della Beta;
• Freedom Builder d.o.o. per CRM, gestione contatti, automazioni e comunicazioni;
• Vercel Inc. per l’hosting e la distribuzione del sito ristocontrol.eu, nei limiti della configurazione tecnica adottata;
• fornitori email, API, sistemi AI/OCR e altri servizi tecnici eventualmente attivati;
• consulenti professionali e Autorità quando previsto dalla legge.

Tali soggetti possono operare, a seconda del servizio, come Responsabili, sub-responsabili o autonomi Titolari. L’elenco aggiornato dei Responsabili e dei principali fornitori può essere richiesto a info@cirelli.eu.

L’utilizzo di Base44 e di alcuni suoi sub-responsabili può comportare il trattamento di dati negli Stati Uniti o in altri Paesi extra SEE. Alla data della presente informativa, il piano Base44 Builder non consente al Titolare di selezionare la residenza dei dati dell’app in un cluster UE; Base44 indica gli Stati Uniti come regione predefinita per i dati delle app, salve specifiche opzioni disponibili su piani superiori.

I trasferimenti internazionali vengono gestiti, secondo i casi, mediante decisioni di adeguatezza, EU-US Data Privacy Framework per destinatari certificati, Clausole Contrattuali Standard o altri meccanismi ammessi dagli artt. 44 e seguenti GDPR.

• richieste Beta non attivate: per il tempo necessario a gestire la richiesta e, di norma, non oltre 24 mesi dall’ultima interazione significativa, salvo necessità di ulteriore conservazione;
• account Beta attivi: per tutta la durata della partecipazione alla Beta e per il tempo strettamente necessario alla chiusura, esportazione o cancellazione dell’account;
• dati necessari a tutela dei diritti o adempimenti di legge: per il periodo richiesto dalla normativa o dalla relativa esigenza di tutela;
• dati marketing: fino alla revoca del consenso e comunque soggetti a revisione periodica di necessità e proporzionalità;
• log tecnici e di sicurezza: per il periodo necessario alle finalità di sicurezza, diagnostica e prevenzione abusi, secondo criteri di minimizzazione e le configurazioni dei fornitori.

Alla cessazione della Beta i dati caricati dalle aziende nel Software vengono restituiti o cancellati secondo il DPA e i cicli tecnici di cancellazione e backup dei sub-responsabili. I dati residui nei backup non vengono utilizzati per finalità ulteriori e vengono eliminati secondo i relativi cicli tecnici.

I dati indicati come necessari nel form o nell’account sono necessari per valutare la richiesta, creare l’accesso o utilizzare la Beta. Il mancato conferimento può rendere impossibile fornire il servizio richiesto.

Il consenso per marketing, profilazione o tracker non necessari è invece facoltativo e il rifiuto non impedisce la partecipazione alla Beta.

Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità e revoca del consenso, nonché opporsi in qualsiasi momento al marketing diretto.

Le richieste possono essere inviate a info@cirelli.eu. Il Titolare fornisce riscontro senza ingiustificato ritardo e, di norma, entro un mese, salvo le proroghe consentite dal GDPR.

L’interessato ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali qualora ritenga che il trattamento violi la normativa applicabile, fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale.

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate rispetto alla natura sperimentale del servizio e ai rischi del trattamento. Base44 dichiara, nella propria documentazione, misure di sicurezza tra cui cifratura dei dati in transito e a riposo e certificazioni di sicurezza. Le aziende utenti restano responsabili della corretta gestione delle credenziali e degli utenti autorizzati.

La presente informativa può essere aggiornata in seguito a modifiche normative, nuove funzionalità, attivazione di servizi AI/OCR, variazioni dei fornitori, cambiamenti della fase Beta o futura commercializzazione. Le modifiche sostanziali saranno rese conoscibili con modalità adeguate.